Ми оформили іноземця на роботу. Це коштувало нам 50 000 грн

У 2013 році компанія Poster створила першу в Україні хмарну систему автоматизації для кафе і ресторанів. За шість років стартап із Дніпра перетворився на міжнародну компанію з 12 000+ клієнтів у 90 країнах світу.

У якийсь момент у штат українського офісу знадобилися іноземні фахівці з рідною англійською та іспанською. Нам пощастило: шукати таку людину за кордоном не довелося, ми знайшли в Дніпрі хлопця, у якого мама іспанка, а тато з Великої Британії. Іспанська та англійська для нього були рідними.

Плюсом здавалося й те, що іноземець уже працював в українській компанії. Це означало, що нам не треба було займатися його релокейтом і оформленням документів з нуля.

Ми планували швидко продовжити йому ВНП, оформити і почати роботу.

За законом, іноземному співробітнику слід виплачувати заробітну плату в розмірі 10 мінімальних зарплат (для програмістів, топ-менеджерів, засновників і творчих професій є винятки). Штраф за неоформлення нерезидента – 94 460 грн (20 мінімальних зарплат).

Ми вирішили оформити співробітника офіційно. На наше рішення вплинуло і дві поширені помилки.

Загалом оформлення нерезидента в Poster обійшлося в 49 234 грн. Хабарів ми не давали.

Ось перелік реальних витрат, з якими доведеться зіткнутися компанії в подібному випадку:

1. Офіційне державне мито для отримання дозволу на працевлаштування іноземця – 7 684 грн (з 01.01.2020 це сума 8 408 грн);
2. Допомога юриста з міграційних питань для оформлення дозволу на працевлаштування – 8 000 грн;
3. Довідка про присвоєння індивідуального податкового номера іноземця на території України – 1000 грн. (сюди входять переклад документів + послуги із супроводу цієї процедури юристом);
4. Мито для оформлення візи типу “D” для в’їзду в Україну – 1650 грн;
5. Виїзд і в’їзд в Україну (дорога, проживання) – приблизно 14 000 грн;
6. Оформлення тимчасової посвідки на проживання в Україні, послуги юриста – 8 000 грн (держмито, поліс медичного страхування, переклади документів, послуги юриста);
7. Прописка на рік – 6 500 грн (але прописали за 8 900 грн без обмеження за часом).

Ну і звісно, не забувайте, що надалі мінімальна зарплата іноземцю – 47 230 грн + 22% ЄСВ на цю суму.

Під час оформлення іноземця можна було схитрувати й оформити його не як консультанта, а, наприклад, як викладача іноземної мови. За законом такі співробітники в благодійних, громадських та освітніх установах можуть отримувати п’ять мінімальних окладів замість десяти. Але для цього довелося б змінювати діяльність компанії, додавати нові КВЕДи, отримувати освітню ліцензію…

До того ж, держава в такому разі вимагає відповідний диплом і підтверджений досвід роботи, а в нашого фахівця цього не було. Звісно, можна було оформити нерезидента і без цього – але це до першої перевірки.

Це тільки теоретично всі документи можна зробити “в одному вікні”. На практиці нам довелося пробігати багато інстанцій, деякі по кілька разів. На все про все пішло три місяці.

У нашого співробітника вже була посвідка на тимчасове проживання в Україні, до закінчення якої залишалося 3 місяці. Нам здавалося, що все буде просто: потрібно лише піти до спеціалізованого державного органу на кшталт ЦНАПу та продовжити ВНЖ. Але виявилося, що всі пригоди тільки починаються.

У центрі зайнятості сказали, що попередній роботодавець не оформив усі документи на іноземця (не надав копії договорів), тож чинний дозвіл уже недійсний. Центр зайнятості одразу ж розіслав цю інформацію в інші державні органи, у тому числі на кордон.

Щоб отримати новий дозвіл на працевлаштування, нам довелося зібрати ще один пакет документів і відкрити вакансію з окладом у 47 000 грн (10 мінімальних зарплат).

Звичайно, ось так відкривати вакансію під конкретну людину завжди небезпечно. За той час, поки центр зайнятості проводить засідання комісії та видає дозвіл на працевлаштування, на це місце можуть претендувати українські кандидати – оклад за українськими мірками немаленький. А за законом компанія не має права безпідставно відмовляти таким претендентам.

Нам пощастило, українські кандидати не прийшли і ми отримали дозвіл на працевлаштування іноземця досить швидко. З цього моменту почався відлік 90 днів – саме такий термін відводиться за законом для оформлення нерезидента.

Документи для оформлення дозволу на роботу:

1. Заява;
2. Копії сторінок паспорта іноземця з перекладом українською мовою, засвідчений нотаріально;
3. Копія проєкту трудового договору (контракту);
4. 2 кольорових фото 3,5х4,5 см.

Міграційна служба не змогла продовжити ВНЖ нашого співробітника через раніше анульований у центрі зайнятості дозвіл. Тому згідно із законом йому слід було виїхати з України, отримати нову робочу візу типу “D-04”, за нею заново в’їхати в Україну і продовжити оформлення документів уже за новою візою.

Вирішити в яку країну краще виїжджати виявилося не просто. За законом іноземець має їхати або в країну громадянства, або в країну, де в нього є посвідка на проживання. Тому більшість сусідніх країн (Білорусь, Росія) відпадали як варіант. Та й через бюрократичні причини його могли б просто не впустити назад, адже раніше центр зайнятості анулював дозвіл на працевлаштування.

У нашого співробітника був другий паспорт громадянина Іспанії без віз і відміток про ранній в’їзд в Україну. У нашому випадку найлегше йому було отримати візу в Україну з Румунії (тому що між Іспанією, де у нього громадянство, і Румунією існувала угода про правову допомогу, це і зіграло ключову роль). Для поїздки в Румунію ми вирішили використовувати саме паспорт Іспанії, щоб не викликати зайвих питань на кордоні.

У Румунії він подав на робочу візу в Посольстві України в Бухаресті і з новою візою повернувся в Україну. Уся поїздка й оформлення візи зайняли 3 тижні.

Документи для оформлення ВНП:

1. Оригінал закордонного паспорта іноземця (з візою D-04);
2. Переклад українською мовою сторінок паспорта іноземця з особистими даними, завірений нотаріально;
3. Оригінал дозволу на працевлаштування;
4. Поліс медичного страхування та його копія;
5. Квитанція про сплату адміністративного збору та держмита;
6. Лист-зобов’язання від підприємства-роботодавця.

Прописати іноземця в Україні – величезна проблема. Просто так оформити людину в орендованій квартирі, як це часто роблять у Європі, у нас не можна. Прописати нерезидента у себе або друзів – теж не варіант.

Усе це призводить до того, що в Україні чудово процвітає бізнес із “прописки за винагороду”: люди за 6000-9000 гривень прописують іноземців у себе вдома. По суті, іншого реального способу прописати іноземного співробітника в Україні просто не існує. Хоча насправді прописка – це рудимент “совка” і давно пора її замінити якимось розумнішим рішенням.

Нам пропонували прописку на рік за 6 500 грн., але, в підсумку, ми прописали співробітника за 8 900 грн на постійну основу без обмеження за часом.

Документи для отримання прописки:

1. Письмова заява про реєстрацію місця проживання;
2. Документ, до якого вносяться відомості про місце проживання;
3. Квитанція про сплату державного мита або документ про звільнення від його сплати;
4. Копії паспортного документа власника(ів) житла;
5. Згода власника(ів) житла на прописку;
6. Документи, що підтверджують право власності на житло – свідоцтво про право власності, свідоцтво про право на спадщину, договір купівлі-продажу, договір дарування, відповідні рішення судів тощо.

Ви не зможете оформити і виплачувати зарплату іноземцю, якщо не отримаєте на нього реєстраційну картку фізичної особи-платника податків (ІПН). Така картка оформляється в територіальних органах державної фіскальної служби.

Тут ми вдалися до допомоги додаткового юриста, який допоміг зібрати всі потрібні документи і отримати ІПН.

Документи для отримання ІПН:

1. Переклад закордонного паспорта іноземця українською мовою, засвідчений в установленому порядку;
2. У разі подання документів представником – довіреність від імені іноземного громадянина.

Здавалося б у банку все мало пройти гладко. Але, на жаль, і тут процес зайняв багато часу. Менеджер банку оформляв карту більше двох годин. Під кінець його замінив директор відділення, оскільки менеджер не зміг впоратися з нестандартною для нього процедурою.

Документи для отримання картки для виплат:

1. Документ, що підтверджує особу іноземця (іноземний паспорт);
2. Документ, що підтверджує законні підстави перебування в Україні;
3. Реєстраційна картка фізособи-платника податків;
4. Дозвіл на працевлаштування.

Останній етап – оформлення іноземця в штат. По суті, ця процедура нічим не відрізняється від оформлення в штат українського співробітника. Тому хоч тут жодних проблем не виникло.

Документи для оформлення в штат:

1. Заяви про прийняття на роботу;
2. Копія паспорта;
3. Копія ІПН;
4. Копія диплома;
5. Автобіографія;
6. Фото 3*4 – 2 шт;
7. Посвідка на проживання;
8. Довідка про реєстрацію місця проживання;
9. Дозвіл на застосування праці іноземця;
10. Трудова книжка;
11. Наказ про прийняття співробітника на роботу;
12. Повідомлення в податкову про прийняття співробітника на роботу.

Коли проходиш усі кола пекла з оформленням іноземця в компанію, мимоволі ставиш собі запитання: “А чи пішли б ми на це ще раз, якби знали про всі труднощі заздалегідь”?

Адже йдеться не лише про гроші та час компанії, а й про шок іноземця від зіткнення з усіма бюрократичними реаліями, які, схоже, ні краплі не змінилися з радянських часів.

Здається, що будь-яке спрощення процесу найму, зокрема нова ініціатива уряду щодо виділених квот для IT-фахівців, – це вже добре. Нові правила обіцяють іноземним громадянам постійну посвідку на проживання і дозволяють не оновлювати візу щорічно.

Проте, якщо ініціатива уряду не розвиватиметься далі, а на цьому все “спрощення” закінчиться і держава просто продовжить щорічно виставляти квоти на найм, то для 90% IT-компаній України процедура оформлення найманих співробітників на роботу так і залишиться “головним болем”.

Ось, на мою думку, ключові мінуси нової постанови про “квоту для айтішників”

Регіональність

Уряд планує розподілити квоти між п’ятіркою міст: Києвом, Харковом, Дніпром, Одесою та Львовом. Так, саме тут знаходиться основна частина IT-компаній України. Але, тим не менш, не всі. Тому не дуже зрозуміла дискримінація за регіональністю за заявленої мети “вирішити проблему з дефіцитом айтішників на всьому українському ринку”.

Диплом

Потрапити в “квоту” зможуть тільки IT-фахівці певних спеціальностей із відповідним дипломом. Наприклад, для інженера-програміста з машинного навчання це має бути вища освіта рівня магістра або вище, за одним із напрямів: кібернетика, математика, прикладна математика, інформатика. Або технічна освіта у сфері автоматизації та комп’ютерних технологій.

Але, об’єктивно, в усьому світі дуже багато програмістів без відповідних дипломів, які вивчили мови програмування самі або за допомогою нових каналів навчання.

Підтверджений досвід роботи

Аналогічна ситуація і з підтвердженим досвідом роботи. На тому ж прикладі з програмістом з машинного навчання можна побачити, що держава вимагає від 5 років підтвердженого досвіду роботи за цією професією.

Одразу ж відсікаються всі фрілансери, які могли б приїхати і заповнити дефіцит на українському IT-ринку. Адже офіційно підтвердити свій досвід роботи їм, найімовірніше, проблематично – так було і у випадку з нашим іноземцем.